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【日本ビスカ株式会社】|歯科・医療機関の診療予約システム実績多数

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月~金曜日
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  • たんぽぽ小児歯科 様
    CASE 1

    「 予約は患者さんが気軽に予約を取れる
    「今」のシステムだと感じています」

    アポ帳の二度書きがなくなりました

    小学校の1学年に10クラスあるような新興住宅地に囲まれての開業でしたので、文字どおり診察室の中を走り回って診察していました。一時期は国保の明細の提出先が25件にもなるほどでした。
    もちろん当時は受付や電話で予約を取っていましたが、キャンセルのない日はありませんでした。お子様ですので急な体調の変化や習い事などもありますし、特に土曜日がお天気であればご家族のご都合もあるのでどうしてもキャンセルは増えてしまいます。
    以前のアポイント帳は大学ノートに枠をひいたオリジナルのもので、そのアポイント帳と当日予約の一覧表の2回記入が必要でした。予約を導入したことで書き直しがなくなり、スタッフの作業が軽減されました。

    導入後、休憩中のお電話が減りました

    来院されるお母様のライフスタイルに合わせて、携帯電話で予約を取れた方がいいのでは、との受付スタッフからの後押しで予約を導入しました。
    導入後、しばらくしてから昼休みの休憩中にいただくお電話が減ったことに気付きました。予約数自体が減ったわけではなく、インターネットでご予約していただいているためお電話でのお問い合わせが減ったようです。
    若いお母様は携帯電話をお持ちの方がほとんどなので、インターネット予約の導入もすんなり受け入れられたと思います。患者さんへのお知らせとして、待合室にQRコードを載せた告知用ポスターを貼り、ホームページのトップ画面にも予約に連動するQRコードを入れてお気軽にご利用いただけるようにしています。告知用ポスターは付属品なので無料でいただけますし、ホームページへの掲載もスムーズでした。
    当院では30分に5人の患者さんを診察しているため、同時に診察が終わるとお会計と次回の予約の確認、次の方のお呼び出しで受付がたいへん混み合います。そんなときにお母様から「携帯電話から予約入れておきます」と言っていただけることがあり、スタッフも助かっているようです。

    インターネットだからといって、
    キャンセルや変更が増えることはありません

    今はノート型パソコンで使用しているため画面が小さく、日付の変更やご予約の取り消しの時にスクロールしなければならないところが手間ですが、患者さんごとにご予約いただける回数を制限できたり、バージョンアップを手軽に取り入れられるのはASPならではの利点だと思います。
    受付でのご予約を重視するのは歯科医院独特の文化ですが、当院では診察室の中でコミュニケーションをとるように心がけています。現状説明や次の治療の必要性をチェアサイドで伝えて、次回のご来院につなげるようにしています。
    予約を導入することで、キャンセルや予約の変更が増えたということはありませんが、患者さんのご都合で予約を変更される際は、診療時間外でも変更できますのでお電話をいただくよりも早く枠が空き、空いた枠に新たな患者さんが入りやすくなります。受付、電話に新たに加わった予約受付の方法として、この予約は新しい、まさに今のシステムであると感じています。


    受付横の分かりやすい位置に患者さん告知用ポスターが貼られている。診療室に通じるドアには子どもの目線で考えられた、子ども専用の地位なさドアが。

  • かとう耳鼻咽喉科クリニック 様
    CASE 2

    ご開業時からインターネット予約システムを導入されたかとう耳鼻咽喉科クリニック様は、ご使用開始後1ヶ月あまりで患者様のご要望に合わせて予約方法を変更されました。ご使用から8ヶ月間経った、現在の状況をお話しいただきました。


    時間軸で予約管理がされている。

    患者さんのご要望で順番予約から時間予約に変更。

    「インターネットによる予約システムは開業時から導入することにしていました」とおっしゃるのは院長の加藤先生。先にMr.WEB予約をお使いになっていた同じ茨城県内でご開業のいたばし糖尿病内科皮フ科クリニック様からのご紹介でMr.WEB予約をご採用いただきました。
    ご開業当初は順番予約で予約受付をされていました。「開業前は耳鼻咽喉科なら順番予約、と考えてスタートしましたが、開業してみると幅広い年齢層の患者さんが来院されるため、携帯電話をそれほど活用されない患者さんが多いことが分かりました。また、予約というと『日時指定』という印象をお持ちの方が予想以上に多いことがわかったので患者さんに合わせて、開院1ヶ月後に予約方法を順番予約から時間予約に変更することにしました。

    Mr.WEB予約はあらかじめ順番予約、時間予約の両方に対応できるので、ソフトの再購入やシステム変更の料金も必要なく、スムーズに時間予約に切り替えることができたそうです。

    ※Mr.WEB予約で対応できる3種類の予約方法について
    今まではご来院順·ご予約順に診察する順番予約と、日時を指定する時間予約の2種類が定番でした。ビスカでは新しい予約形態として、例えば9:00~9:30の30分間に5人の予約を受け付け、ご来院順に診察していく「時間帯予約」が今後の主流になるのではないかと考えています。もちろんMr.WEB予約は時間帯予約にも対応可能です。

    中待合に貼られている 予約登録を促すポスター。

    駐車スペースも十分に確保されているため、患者さんは安心して来院できる。

    受付スタッフがQRコードの読み取り操作をご案内して登録患者数がアップ

    地域柄、携帯電話やインターネットを使いこなす人がそれほど多くないので、初期登録やQRコードの読み取り操作に戸惑う患者さんもいらっしゃいます。受付スタッフは患者さんのご相談を受けて、携帯電話の操作のご案内をしたリ、次回予約をお会計の時にお伺いすることでコミュニケーションが生まれています。
    受付スタッフからは「特に便利なのが予約日の前日に予約された患者さんに自動配信される『予約確認メール』。患者さんの予約忘れの予防になってとても助かります」と喜んでいただきました。
     現在では全患者さんのうち3分の1の方がMr.WEB予約に登録されており、インターネットからのご予約も徐々に増えています。

    今ではMr.WEB予約がない状態は考えられない。

    導入時からスタッフはすんなリ使いこなすことができ、入力も簡単なので特にトラブルはなかったそうです。「お帰りになる患者さんには受付スタッフが、導入時にビスカから届いた『患者さん説明用リーフレット』を使って、インターネットで予約が取れることをご案内しています。中待合にはポスターを掲示して、お待ちになっている間にご登録いただくようにしています」と、院内のあちこちで患者さんにご案内されています。

    ご開業から8ヶ月が過ぎ、「今ではWEB予約がないことは考えられません」と加藤先生は言い切ります。
    開院前は予想もしなかったご要望に柔軟に対応し、医院様と患者さんを末永くつなぐツールとしてMr.WEB予約はこれからも成長し続けたいと思います。

  • 耳鼻咽喉科丸山医院 様
    CASE 3

    東京歯科大学、東京ドームがある水道橋駅からほど近いビルの5階で開業されている耳鼻咽喉科の丸山医院様。1日に200人を超えるこ来院がある花粉症の時期には、待合室に患者さんがあふれ、お待たせする時間が長いことにお困りでした。サラリーマンが多い地域柄、なるべく来院回数を少なくするよう、またお待たせする時間を少しでも短くするように、患者さんの方を向いて工夫を重ねていらっしゃる丸山先生に、お使いいただいているインターネット予約システム ビスカ Mr.WEB 予約Vについてお話をお伺いしました。
    先生は4台のモニターを見ながら、患者さんに手前のモニターでご説明する。右奥にはその日の予約状況を表示した予約システムの画面が掲示されている。


    待合室では映画やテレビの大画面の横に、予約システムの操作手順のスライドショーが流れている。

    順番予約から時間予約にすることで、患者さんの待ち時間が減少

    今まではご来院される順に診察されていたという丸山先生。しかし、「ご来院の時間が午前と午後の診療終了間際に集中してしまい、患者さんの待ち時間が長引き、院内がたいへん混雑していました」とのこと。この状況を改善するためにWEB予約を導入し、時間予約に順次移行されました。
    丸山医院様の特徴として、来院される患者さんの8割が社保であることが挙げられます。「お勤めの方がどうにも具合が悪くて受診される場合が多いので、何時間もお待たせできません。WEB予約を導入してから、空いている時間帯を患者さんが判断され、その時間に仕事を抜けて来院されるようになりました。待ち時間も短くなり、待合室の混雑も緩和されました。」
    しかし、今までどおり直接来院される患者さんやネット予約を扱えない患者さんもいらっしゃいます。「ご予約はWEBに限定せずに柔軟に対応しています。WEBのみにしてしまうと、設定人数以上の患者さんを診察できなくなってしまいます。WEBで予約が一杯だけど診てもらえるか?というご確認のお電話をいただくことが増えました。患者さんは『ネットがダメでも電話すれば対応してもらえるかも』と期待してお電話されています。そこでお断りしては患者さんの人数制限につながるので、空いている時間をご案内したり、仮予約の部分を解除してご対応します。それでも無理な場合は臨時枠を解放して対応しています」。今までどおりに診察してもらえる安心感と、診察時間の見通しがつくため、患者さんにとっても、クリニックにとっても、便利にお使いいただいているようです。

    アドレス登録はクリニックのホームページから

    丸山医院様のWEB予約に登録されている患者さんは現在2300人を超えており、順調に増え続けています。
    WEB予約開始を広報する手段として、院内に予約手順をご説明するスライドショーを流したり、ポスター掲示、ビスタッチ設置などをされていますが、先生は「当院のホームページからのご予約が多い」と感じられています。
    サラリーマンの多くはパソコンを持ち歩きますし、飛躍的にユーザーが増えているスマートフォン専用サイトからもWEB予約のサイトに簡単に入れます。ホームページは、頻繁に更新されているので、元から多くの方がご覧になっていたことも大きなポイントです。登録方法をまとめた―二つ折リリーフレットをお持ち帰リになって、後でゆっくり登録される方もいらっしゃるようです。最新の端末とアナログ媒体を組み合わせて、幅広く広報されています。

    PC用とスマートフォン用で基本的に同画面。 メニューを視覚的にわかりやすく配置し、初めての患者さんも使いやすい。 トフォン用画面は指で押しやすく配置されている。

    【通常時】左側の「時間」枠にご予約を入れた患者さんが並ぶ。緑の枠はあらかじめ入っている仮予約(ダミー)。
    【混雑時】混雑状況によっては仮予約を解放し、かつ右側の「臨時」の枠も解放して対応。


    ASP方式の利便性を活かして、ご自宅からでもご予約状況確認

    Mr.WEB予約VはASP方式のため、導入いただくとインターネットにつながっていればどこからでも予約状況を見ることができます。丸山先生も毎朝、ご自宅のパソコンで予約状況を確認されてから出勤されているそうです。スタッフにも恵まれ、導入後もスムーズに運用されています。
    先生にビスカに決めたきっかけをお伺いしたところ、「撤退しそうもないから」とのお答えでした。「様々な会社が同様のサービスを提供されていますが、使い始めてから『このサービスは止めます』と一方的に言われてしまうのが一番困ります。また、ASP方式のため、個人のクリニックが検討できる程度まで価格が下がっていることも決め手のひとつでした。
    最後にWEB予約を導入して変化した点として、「患者さんも当院側も診察の時間が読みやすくなり、院内の混雑緩和につながりました。これにより院内感染が発生する確率が減少しました」と、まとめていただきました。
    まだまだ不足している部分はありますが、ご要望を吸い上げ、先生も患者さんもスタッフも、ストレスから解放されるシステム作りを進めてまいります。

まずは、お気軽にお問い合わせください!

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